Noteer je momenteel handmatig alle PayPal transacties in Moneybird? Of exporteer je elke maand handmatig het CSV bestand, om deze vervolgens om te zetten naar een MT-940 bestand, om deze vervolgens te kunnen importeren in Moneybird?
Er is een manier waarmee je PayPal slechts eenmalig hoeft te koppelen, vervolgens worden alle PayPal transacties automatisch ingeladen in Moneybird. Ja, inclusief het omrekenen van vreemde valuta en het loskoppelen van de PayPal fees. In deze tutorial laten we zien hoe je dit kunt aanpakken:
Let op: dit is geen financieel advies. Wij bouwen software en maken zelf ook gebruik van Moneybird. In deze tutorial laten wij zien hoe wij TransactieSysteem slim gebruiken i.c.m. Moneybird. Wellicht inspireert het jou om jouw eigen administratie te automatiseren. Inhoudelijke vraag over jouw boekhouding? Stel deze dan aan jouw boekhouder of neem contact op met een erkend Moneybird adviseur.
Vraag over TransactieSysteem? Neem dan gerust contact met ons op!
1 – Moneybird: instellen categorieën
2 – Moneybird: bankrekening toevoegen voor payment provider
3 – Moneybird: automatische boekingsregels toevoegen
4 – TransactieSysteem: software connecties maken
5 – TransactieSysteem: automatisering activeren & transacties importeren
6 – Moneybird: automatische boekingsregels worden uitgevoerd & transacties verwerkt
7 – Moneybird: inkoopfactuur verwerken
9 – Hoe kan ik Mollie & Stripe transacties automatisch verwerken in Moneybird?
Om de geïmporteerde transacties geautomatiseerd weg te kunnen werken is het handig om eerst in te stellen wat er met de transacties moet gebeuren.
PayPal rekent kosten per ontvangen betaling. De kosten zijn afhankelijk van de gebruikte betaalmethode en de hoogte van het transactiebedrag. De PayPal kosten kun je terugvinden op de detailpagina van een betreffende betaling in PayPal. Wanneer je TransactieSysteem gebruikt worden de kosten als aparte mutaties geïmporteerd in Moneybird. Hierdoor kun je ze gemakkelijk wegzetten op een categorie in de resultatenrekening.
Ga in Moneybird naar Instellingen >> Categorieën >> Toevoegen
Hier kun je vervolgens een losse categorie toevoegen aan de resultatenrekening. Deze losse categorie valt onder “Kosten” van de onderneming.
Geef een herkenbare naam aan de categorie zodat deze gemakkelijk te herkennen is. In dit voorbeeld gebruiken wij “PayPal kosten” welke we plaatsen onder de bovenliggende categorie “Verkoopkosten“.
Voeg eventueel een grootboek en grootboekcode toe, en sla de nieuwe categorie op.
Deze categorie komt later weer aan de orde in deze tutorial.
Voordat we de transacties van PayPal automatisch kunnen importeren in Moneybird, dient er eerst een financiele rekening aanwezig te zijn voor deze transacties. Hier maken we een nieuwe bankrekening voor aan in Moneybird, die gaat dienen als tussenrekening.
Ga in Moneybird naar Instellingen >> Bank >> Toevoegen
Vervolgens kun je kiezen wat voor soort rekening je toe wilt voegen. Klik hier op “Payment Service Provider“. Vervolgens kun je de naam van de payment provider (bijv. PayPal) opgeven en de naam voor de nieuwe rekening (bijv. jouw bedrijfsnaam).
Om de geïmporteerde transacties automatisch weg te boeken, maken we gebruik van ‘automatische boekingsregels’ in Moneybird.
Ga weer in Moneybird naar Instellingen >> Bank
De ‘automatisch koppelen‘ functie schakelen wij uit. Deze optie is heel fijn en handig, maar kan vaak overenthousiast boekingen koppelen die dan niet kloppen. Vandaar dat wij werken met de ‘automatische boekingsregels’ waarbij we zeker weten dat de transacties weg worden geboekt waar we dat willen.
Vervolgens kunnen we op dezelfde pagina een nieuwe boekingsregel aanmaken.
Vanuit TransactieSysteem hebben we de PayPal transactie-codes gegroepeerd en ook labels meegegeven om gemakkelijk te kunnen automatiseren in Moneybird. In het blauwe tekstblok aan de rechterkant op deze pagina kun je een overzicht terugvinden van de verschillende labels.
Dit zijn de boekingsregels die wij bijvoorbeeld hebben ingesteld:
Factuur en/of externe factuur:
– Bedrag is gelijk aan het factuurbedrag incl. btw
– Omschrijving bevat het kenmerk
Categorie:
Koppelen aan Kruisposten wanneer
– Omschrijving bevat PayPal settlement
Categorie:
Koppelen aan Kruisposten wanneer
– Omschrijving bevat PayPal deposit
Categorie:
Koppelen aan Kruisposten wanneer
– Omschrijving bevat PayPal withdrawal
Categorie:
Koppelen aan PayPal kosten wanneer
– Omschrijving bevat PayPal fee
Bepaal welke boekingsregels + labels voor jouw administratie relevant zijn en in hoeverre je de PayPal transacties volledig wilt automatiseren.
PayPal labels voor automatiseren in Moneybird
Via TransactieSysteem worden PayPal transacties gegroepeerd en wordt er een apart label meegegeven voordat ze door worden gezet in Moneybird. Hierdoor kun je gemakkelijk geautomatiseerde boekingsregels aanmaken.
PayPal heeft een hoop verschillende mutatie-types. Hier gebruiken ze bij PayPal zogenaamde “Transaction Event Codes” (T-codes) voor om deze aan te duiden.
> Klik hier voor de lijst met T-codes
Deze labels zijn gekoppeld aan de volgende T-codes en kun je gebruiken voor automatische boekingsregels:
T00nn = PayPal payment
T01nn = PayPal fee
T02nn = PayPal currency conversion
T03nn = PayPal deposit
T04nn = PayPal settlement
T05nn = PayPal debit card
T06nn = PayPal credit card withdrawal
T07nn = PayPal deposit
T08nn = PayPal bonus
T09nn = PayPal incentive
T10nn = PayPal payment
T11nn = PayPal reversal
T12nn = PayPal adjustment
T14nn = PayPal dividend
T15nn = PayPal hold or release
T16nn = PayPal buyer credit
T17nn = PayPal withdrawal
T18nn = PayPal withdrawal
T19nn = PayPal account correction
T20nn = PayPal transfer funds
T21nn = PayPal hold or release
T22nn = PayPal transfer funds
T30nn = PayPal transfer funds
T50nn = PayPal collections and disbursements
T97nn = PayPal payables and receivables
T98nn = PayPal display only transaction
T99nn = PayPal other
Nu de voorbereidingen gedaan zijn voor de automatische PayPal koppeling in Moneybird, kunnen we TransactieSysteem gaan instellen.
Login op jouw TransactieSysteem account en ga naar de “Software koppelen” pagina.
Koppel hier jouw PayPal account en Moneybird account aan TransactieSysteem zodat de transacties automatisch binnengehaald kunnen worden.
Zodra de software connecties gemaakt zijn kun je een automatisering activeren.
Ga naar de pagina “connecties activeren” en voeg een nieuwe automatisering regel toe.
Selecteer jouw PayPal account bij het kopje ‘Payment provider’ en selecteer de nieuwe aangemaakte rekening in Moneybird onder het kopje ‘Boekhouding’. Klik vervolgens op het blauwe vinkje om de automatisering op te slaan. Na opslaan check je of de nieuwe automatisering ook op actief staat, dit is zo wanneer de schuifbalk aan de linkerkant de blauwe kleur heeft.
Ga naar de pagina “Transactie overzicht” en selecteer de zojuist ingestelde automatisering.
Wanneer er nog niets te zien is dan is de synchronisatie nog niet uitgevoerd, dit kan enkele uren duren.
Zodra er wel transacties te zien zijn dan staat er ook een status bij.
Status “Wachtrij” houdt in dat de betreffende transactie in de wachtrij staat om verwerkt te worden.
Status “Verwerkt” houdt in dat de transactie is verwerkt en in Moneybird terug te vinden is.
Wanneer je de betreffende financiële rekening in Moneybird bekijkt zul je de verwerkte transacties ook terugvinden.
Moneybird heeft enkele minuten nodig om de automatische boekingsregels uit te voeren en de geïmporteerde transacties van PayPal te koppelen aan de juiste categorie of factuur.
PayPal verschaft geen inkoopfactuur voor de berekende PayPal fees. Deze kunnen we hierdoor dus niet verwerken in Moneybird. Wel zijn de PayPal kosten (die automatisch in rekening zijn gebracht bij betalingen) nu inzichtelijk op de resultatenrekening daar we de kosten-transacties hieraan hebben gekoppeld.
Om te checken of alles qua automatisering op rolletjes loopt kun je het volgende controleren:
Werk je met Mollie/Stripe & Moneybird? Dan kun je niet exact dezelfde methode gebruiken zoals omschreven in deze tutorial.
In tegenstelling tot PayPal stellen Mollie en Stripe namelijk wel inkoopfacturen ter beschikking. Hoe je de kosten van deze payment providers verwerkt in Moneybird kun je terugvinden in de tutorial over Mollie transacties.
TransactieSysteem is een 3rd party Moneybird integratie, ontwikkeld door TechPreneur B.V..
Het is niet gemaakt door, geallieerd aan, of support verlenend door Moneybird, Stripe, PayPal en/of Mollie.
