Wanneer je gebruik maakt van TransactieSysteem dan kun je transacties van payment providers zoals Stripe, PayPal en/of Mollie synchroniseren met een financiële rekening in Moneybird. Deze financiële rekening in Moneybird fungeert als tussenrekening.
Ik maak momenteel nog geen gebruik van een tussenrekening #
Wanneer je nog geen gebruik maakt van een tussenrekening kun je een nieuwe financiële rekening aanmaken in Moneybird. Ga naar “administratie instellingen” –> “Bank” & klik op “Toevoegen” om een nieuwe financiele rekening aan te maken. Gebruik hiervoor de optie “Payment Provider” en geef een passende/herkenbare naam aan de nieuwe rekening.
Bij “Provider” geef je de naam op van de Payment Provider zoals bijvoorbeeld ‘Mollie’ of “Stripe”. Bij gebruikersnaam plaats je de naam van het betreffende account. Dit kan jouw bedrijfsnaam zijn of een productnaam wanneer je meerdere accounts hebt om te koppelen.
Zodra de nieuwe rekening is toegevoegd, kun je deze ook weer terugvinden in TransactieSysteem om de koppeling te maken.
Mocht er nog saldo uit staan op het account van de Payment Provider, vergeet dan niet om een beginsaldo toe te voegen zodat het saldo in Moneybird gelijk komt te lopen met het saldo bij de payment provider.
Wanneer je graag inhoudelijke ondersteuning wenst bij het inrichten van jouw Moneybird account i.c.m. TransactieSysteem, dan kun je terecht bij één van onze partners.
Ik maak reeds gebruik van een tussenrekening #
Gebruik je al een tussenrekening? Bedenk dan of je hierop voort wil borduren met de automatische koppeling of een nieuwe tussenrekening aanmaakt. Daar TransactieSysteem wellicht de transacties op een andere methode verwerkt, is het een mogelijkheid om een aparte financiële rekening te maken voor elke koppeling die je activeert. Advies hierover kun je inwinnen bij jouw boekhouder of erkend Moneybird adviseur.
TransactieSysteem verwerkingsmethode #
TransactieSysteem verwerkt elke nacht transacties. De transacties die verwerkt worden zijn van de vorige dag. Momenteel is het (nog) niet mogelijk om de eerste synchronisatie te doen vanaf een specifiek ingestelde dag uit het verleden. Houdt hier rekening mee zodat de huidige transacties aansluiten qua datum en je geen transacties mist tijdens de overgang naar verwerken met TransactieSysteem.
Mollie verwerkingsmethodes #
Wanneer je momenteel Mollie transacties handmatig verwerkt m.b.v. MT-940 bestanden, dan zijn hier 2 methodes voor:
Mollie maandelijkse import #
Het maandelijkse MT-940 import bestand wordt altijd aan het einde van de maand beschikbaar gesteld door Mollie. Alle transacties van de maand staan hierin. De kosten die in de gehele maand zijn afgedragen aan Mollie worden verzameld in één mutatie op de laatste dag van de maand.
Mollie dagelijkse import #
Het dagelijkse MT-940 import bestand is dagelijks beschikbaar van de dag ervoor, en bevat alle transacties EN kosten van de betreffende dag.
Van Mollie maandelijks naar dagelijks #
TransactieSysteem importeert alle data dagelijks waardoor alle transacties incl. Mollie kosten ten alle tijde up to date zijn. Mocht je momenteel werken met de maandelijkse methode, dan zul je rekening moeten houden met de overgang naar dagelijkse verwerking. Dit kan niet midden in de maand daar je dan de Mollie kosten mist welke aan het einde van de maand gebundeld verwerkt worden. Om een duidelijk onderscheidt te maken tussen de overgang van maandelijkse verwerking naar dagelijkse verwerking kun je bijvoorbeeld een nieuwe financiële rekening maken voor de koppeling met TransactieSysteem. De stappen hiervoor zijn eerder op deze pagina toegelicht.
De standaard Mollie integratie van Moneybird deels deactiveren #
Moneybird heeft een integratie met Mollie, echter wordt hierbij geen gebruik gemaakt van een tussenrekening. De uitbetalingen worden gekoppeld aan verkoopfacturen en aan het einde van de maand worden de Mollie kosten gekoppeld aan de Mollie inkoopfactuur. Maak je momenteel gebruik van de standaard Mollie integratie, dan zul je de optie “uitbetalingen automatisch koppelen” moeten deactiveren zodra je overstapt naar het werken met een tussenrekening. Men kan jouw verkoopfacturen nog steeds direct afrekenen met Mollie in Moneybird, alleen het koppelen van de uitbetalingen wordt hiermee gedeactiveerd.
Stripe verwerkingsmethode #
Wanneer je reeds Stripe handmatig verwerkt in je boekhouding en de data van een CSV export overneemt, dan zul je momenteel transacties verwerken inclusief de Stripe fees.
TransactieSysteem koppelt de fees automatisch los van de inkomsten waardoor je 2 losse transacties krijgt:
– De inkomsten, het saldo is gelijk aan jouw verkoopfactuur
– De Stripe fees, dit bedrag komt terug op de inkoopfactuur van Stripe
Door de transacties individueel te verwerken wordt jouw administratie overzichtelijker EN kun je de transacties geautomatiseerd verwerken en koppelen met documenten, facturen of (balans)categorieën (een tutorial hoe je dit precies aan kunt pakken plaatsen we binnenkort online).
Ook bij de koppeling met Stripe dien je te bedenken (of advies in te winnen voor jouw specifieke situatie) of je een aparte financiële rekening aanmaakt voor de TransactieSysteem koppeling of voortborduurt op de huidige rekening in Moneybird.
Heb je meerdere Stripe accounts? Dan dien je voor elk apart Stripe account een aparte tussenrekening aan te maken bij het gebruik van TransactieSysteem.
PayPal verwerkingsmethode #
Wanneer je reeds PayPal handmatig verwerkt in je boekhouding en de data van een CSV export overneemt, dan zul je momenteel transacties verwerken inclusief de PayPal fees.
TransactieSysteem koppelt de kosten automatisch los van de inkomsten waardoor je 2 losse transacties krijgt:
– De inkomsten, het saldo is gelijk aan jouw verkoopfactuur
– De PayPal fees, de kosten die je aan PayPal afdraagt. PayPal stuurt hier geen facturen van.
Door de transacties individueel te verwerken wordt jouw administratie overzichtelijker EN kun je de transacties geautomatiseerd verwerken en koppelen met documenten of categorieën (klik hier voor een tutorial m.b.t. het automatisch verwerken van PayPal transacties).
Ook bij de koppeling met PayPal dien je te bedenken (of advies in te winnen voor jouw specifieke situatie) of je een aparte financiële rekening aanmaakt voor de TransactieSysteem koppeling of voortborduurt op de huidige rekening in Moneybird.
Heb je meerdere PayPal accounts? Dan dien je voor elk apart PayPal account een aparte tussenrekening aan te maken bij het gebruik van TransactieSysteem.
Een koppeling met PayPal is overigens alleen mogelijk met een zakelijk PayPal account.